e-Seminar EXCEL-lere nel business Corso Avanzato Lezione 1 A cura di Marco Cardani Tutti i diritti riservati Aidem srl Professional Academy 1 Sommario 1 La formattazione condizionale Inserimento di una tabella di Excel in 5 PowerPoint 2 Raggruppa e struttura
Inserimento di una tabella di Excel in 6 Access 3 Le opzioni di visualizzazione 7 Le tabelle pivot: campi ed elementi calcolati 4 Inserimento di una tabella di Excel in Word 8 I grafici sparkline Tutti i diritti riservati Aidem srl Professional Academy 2 1 La formattazione condizionale
In Excel abbiamo a disposizione numerosissime possibilit di formattare le nostre celle; cos facendo possiamo rendere una tabella pi gradevole alla vista oppure possiamo evidenziare dati particolarmente rilevanti. Esiste un comando di Excel che compie questoperazione in maniera completamente automatizzata: si tratta della Formattazione condizionale, il cui pulsante e relativo men a tendina si trova nella scheda Home, gruppo Stili. Le regole per la creazione di una formattazione condizionale sono decisamente numerose: Le Regole evidenziazione celle permettono di definire un parametro numerico (maggiore, minore, uguale o compreso), ma anche di lavorare con date e testi, ad
esempio per formattare una determinata parola. Le Regole primi/ultimi consentono invece di lavorare sui valori pi alti o pi bassi (Primi 10 o Ultimi 10 elementi) o su quei valori superiori o inferiori al valore medio delle celle selezionate (Sopra la media o Sotto la media). Tutti i diritti riservati Aidem srl Professional Academy 3 1 La formattazione condizionale Le altre 3 opportunit date dalla formattazione condizionale (Barre dei dati, Scale di colori e Set di icone) invece non prevedono linserimento di parametri da parte dellutente. A seconda dellintervallo di celle che selezioniamo Excel utilizza una barra, un colore o unicona a nostra scelta a seconda che il valore presente nella cella sia alto, basso o medio, eseguendo lanalisi dei dati automaticamente. Tutti i diritti riservati Aidem srl Professional Academy
4 2 Raggruppa e struttura Una problematica piuttosto frequente in Excel quella di avere a che fare con tabelle estremamente larghe, che ci costringono ad usare continuamente la barra di scorrimento orizzontale per spostarci verso destra. Excel ci viene in aiuto grazie ad un comando che permette di aprire e chiudere le colonne della tabella come fosse una fisarmonica. Il comando in oggetto contenuto nella scheda Dati, tasto Raggruppa. In Excel 97/XP/2003 andiamo sul men Dati Raggruppa e struttura Gruppo. Prima di utilizzarlo per dobbiamo selezionare le colonne che vogliamo raggruppare. Excel permette fino a sette livelli di raggruppamento ed agisce sia sulle colonne che sulle righe.
Tutti i diritti riservati Aidem srl Professional Academy 5 Ecco un esempio di tabella con un raggruppamento a 3 livelli. Cliccando sul + le colonne raggruppate si espandono, mentre sul si contraggono. Tutti i diritti riservati Aidem srl Professional Academy 6 3 Le opzioni di visualizzazione In Microsoft Excel esistono diverse modalit di visualizzazione: Normale, Layout di pagina e Schermo intero. 1. La prima quella che utilizziamo pi spesso, la visualizzazione di
default. 2. La seconda il Layout di pagina e ci d unanteprima di quella che sar la nostra stampa. 3. La terza Schermo intero e fa sparire tutte le barre, compresa la multifunzione. Si trovano tutte nella scheda Visualizza. Sempre nella scheda Visualizza (men Visualizza per le versioni di Excel antecedenti alla 2007), allinterno del gruppo Mostra abbiamo le possibilit di eliminare dalla vista la Barra delle formula, la Griglia e le Intestazioni di riga e colonna. Tutti i diritti riservati Aidem srl Professional Academy 7
Nel gruppo Zoom possiamo regolare la zoomata del nostro foglio attraverso il pulsante omonimo. Se vogliamo vedere contemporaneamente due diversi file, dopo averli aperti clicchiamo sul pulsante Affianca (scheda Visualizza, gruppo Finestra) e le due finestre divideranno lo schermo esattamente a met; poi con il pulsante Disponi tutto possiamo scegliere se le due finestre devono essere affiancate verticalmente o orizzontalmente. Cliccando una seconda volta su Affianca lo schermo torna a mostrare un solo file. Queste stesse opzioni in Excel 97/XP/2003 si trovano nel men Finestra. Per le tabelle che si estendono su tante righe: nella scheda Visualizza, gruppo Finestra, troviamo il pulsante Blocca riquadri che ha tre diverse opzioni (Blocca riquadri, Blocca riga superiore e Blocca prima colonna). Cliccando su Blocca riga superiore il problema risolto.
Tutti i diritti riservati Aidem srl Professional Academy 8 Il pulsante Disponi tutto, serve per visualizzare contemporaneamente tutti i file Excel aperti in quel momento. Se il pulsante Affianca mostrava sullo schermo solo due file diversi, Disponi tutto non ci pone limite, permettendoci di vedere sullo schermo tutti i file che vogliamo, sia in orizzontale che in verticale. Tutti i diritti riservati Aidem srl Professional Academy 9
4 Inserimento di una tabella di Excel in Word Selezionare le celle della tabella di Excel, copiarle ed incollarle in un punto a piacere allinterno del documento realizzato con Word non sbagliato ma un metodo da non consigliare. Con il copia-incolla la tabella di Excel viene infatti trasformata in una tabella di Word, perdendo tutte le funzioni che abbiamo inserito al suo interno. Se allinterno del documento realizzato con Word andiamo nella scheda Inserisci ed allinterno del gruppo Testo clicchiamo sul pulsante Oggetto, inizieremo una semplice procedura di
importazione del file. Una volta terminata, la tabella sar inserita in Word e facendo doppio-click allinterno di essa automaticamente passeremo a lavorare in Excel, potendo cos modificare i dati e anche le formule. Tutti i diritti riservati Aidem srl Professional Academy 10 5 Inserimento di una tabella Excel in PowerPoint Andiamo nella scheda Inserisci e nel gruppo Testo clicchiamo su Oggetto.
La procedura assolutamente identica a quella utilizzata per Word. Anche in PowerPoint il problema legato unicamente alle dimensioni della tabella, che spesso sono molto pi grandi della diapositiva stessa e che quindi necessitano un ridimensionamento. Come regola generale si pu dire che non conviene inserire tabelle troppo grandi, perch in fase di presentazione a schermo si rischia di non riuscire a leggere i dati della tabella. Tutti i diritti riservati Aidem srl Professional Academy 11 6 Inserimento di una tabella Excel in Access Apriamo Microsoft Office Access, andiamo sulla scheda Dati esterni e nel gruppo Importa e collega troviamo il pulsante Excel.
Appare la finestra di dialogo di una procedura guidata che ci permette di scegliere quale file di Excel importare, attraverso il pulsante Sfoglia. Tutti i diritti riservati Aidem srl Professional Academy 12 7 Le tabelle pivot: campi ed elementi calcolati La costruzione delle pivot consente linserimento di campi ed elementi calcolati. I campi calcolati sono elementi aggiuntivi che si possono creare nellelenco dei campi disponibili, generati da una formula matematica di qualsiasi tipo utilizzando almeno uno fra i campi esistenti. Andiamo nella scheda Strumenti tabella pivot Analizza, gruppo Calcoli, men a tendina del pulsante Campi, elementi e set. Qui troviamo Campo calcolato; la finestra che appare (vedi immagine) ci permette di dare un nome al campo e di scrivere la Formula.
Tutti i diritti riservati Aidem srl Professional Academy 13 Lelemento calcolato invece un calcolo effettuato utilizzando uno o pi voci presenti nei dati di un singolo campo. Per crearlo andiamo in Campi, elementi e set e scegliamo Elemento calcolato. Diamo il nome allelemento e nella formula facciamo doppioclick su uno degli elementi fra quelli disponibili, scriviamo il simbolo aritmetico e cos via Tutti i diritti riservati Aidem srl Professional Academy 14 8 I grafici sparkline
Dalla versione 2010 di Excel stata introdotta uninteressante novit: i grafici sparkline. Si tratta di rappresentazione grafiche dei dati che sono inserite allinterno della cella che quindi possono essere trascinate come se fossero delle funzioni. Danno la possibilit di mostrare rapidamente la variazione di un determinato dato in un arco di tempo, ovvero di poter creare una linea di tendenza. Tutti i diritti riservati Aidem srl Professional Academy 15
